Whistleblowing

Sistema di segnalazione delle violazioni Whistleblowing

Il Sistema di Segnalazione Whistleblowing rappresenta una delle modalità di promozione della cultura aziendale, incoraggiando l’emersione di comportamenti illeciti attraverso un processo dedicato che garantisce tutti i soggetti coinvolti.

AideXa, in linea con le disposizioni legislative e regolamentari di riferimento, ha definito un sistema interno di segnalazione di atti o fatti che possano costituire violazioni di norme disciplinanti l’attività bancaria o di altre disposizioni legislative e regolamentari (Whistleblowing), garantendo la riservatezza dei dati personali del segnalante, del presunto responsabile della violazione e di ulteriori soggetti menzionati nonché tutelando il segnalante da condotte ritorsive e/o discriminatorie.

Perchè effettuare una segnalazione di Whistleblowing?

AideXa promuove una cultura aziendale basata sui principi di etica, trasparenza, onestà e rispetto delle norme a tutti i livelli dell’organizzazione. Il rispetto di questi principi rappresenta un elemento importante per la creazione e la diffusione di valore, oltre ad essere un presidio del rischio reputazionale.

Che cosa può essere segnalato?

Le segnalazioni Whistleblowing possono riferirsi a:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

• condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 oppure mancata osservanza dei presidi di controllo previsti dal Modello 231;

• illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea indicata nell’Allegato 1 al D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato); a titolo esemplificativo e non esaustivo si tratta di illeciti relativi ai settori dei prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela della vita privata, protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’Unione Europea;

• atti od omissioni riguardanti il mercato interno e la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali;

• ulteriori atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea;

• violazioni del Codice Etico di Banca Aidexa e violazioni di regolamenti aziendali e procedure interne, ad eccezione di quelle che riguardano i casi specificatamente previsti tra le esclusioni;

• violazioni nel settore bancario ai sensi degli art. 52-bis e 52-ter del TUB e art. 4-duodecies del TUF.

La segnalazione Whistleblowing può inoltre avere ad oggetto anche:

• le informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;

• le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti, precisi e concordanti;

• i fondati sospetti.

Sono, invece, escluse dall’ambito delle Segnalazioni:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste di carattere personale che attengono esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro ovvero ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate o con i colleghi; In relazione a queste ultime deve farsi riferimento alla disciplina prevista dallo statuto dei lavoratori, nonché al Codice Etico e alle disposizioni e prassi in materia vigenti nella Società;

• violazioni per cui il diritto nazionale o dell’Unione già prevedono procedure di segnalazione;

• violazioni in materia di sicurezza nazionale ed appalti relativi alla difesa o sicurezza nazionale;

• le segnalazioni di questioni di natura meramente operativa/commerciale.

Le segnalazioni non pertinenti verranno archiviate dandone comunicazione al segnalante.

Chi può fare una segnalazione Whistleblowing?

Possono effettuare una segnalazione Whistleblowing:

• i lavoratori subordinati, ivi compresi:

  1) i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal d.lgs. n. 81/2015. Si tratta, ad esempio, di rapporti di lavoro a tempo parziale, intermittente, tempo determinato, somministrazione, apprendistato, lavoro accessorio;

  2) i lavoratori che svolgono prestazioni occasionali;

• i lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Banca;

• i collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la Banca;

• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Banca;

• gli azionisti della Banca;

• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, presso la Banca, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Il segnalante viene tutelato da possibili comportamenti ritorsivi o discriminatori.

Come effettuare una segnalazione tramite canale interno?

La segnalazione può essere effettuata collegandosi al tool web Whistleblowing (disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7).

Il tool consentirà di effettuare:

• segnalazioni scritte (compilando i campi richiesti);

• segnalazioni orali.

La segnalazione deve contenere una circostanziata descrizione dei fatti e dei comportamenti considerati in contrasto con la normativa indicando, ove possibile, anche i documenti, le regole che si considerano violate e gli altri riscontri utili a condurre all’accertamento sui fatti contestati nonché, ove individuabile, nell’indicazione del soggetto che ha realizzato la condotta oggetto di segnalazione. Inoltre, il segnalante ha l’obbligo di dichiarare se ha un interesse personale collegato alla segnalazione.

Il Chief Audit Executive è stato nominato Responsabile del Sistema Whistleblowing.

Con il supporto del tool web Whistleblowing:

• entro 7 giorni dalla data di segnalazione rilascia un avviso di ricevimento della Segnalazione;

• entro 3 mesi dalla data di conferma dell’avviso di ricevimento fornisce riscontro alla Segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione.

I dati personali e le informazioni acquisiti da Banca AideXa saranno trattati dalla stessa in qualità di Titolare del trattamento; saranno conservati non oltre 5 anni dell’esito finale della procedura. Il Responsabile del Sistema Whistleblowing garantisce che le vostre informazioni saranno esaminate attentamente e trattate con assoluta riservatezza.

Come effettuare una segnalazione tramite canale esterno?

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, al ricorrere di determinate condizioni, possono effettuare una segnalazione tramite i canali esterni attivati da:

• Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), secondo le procedure pubblicate sul sito internet dell’ente se ricorre, al momento della sua presentazione, una delle seguenti condizioni:

  1) non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla normativa esterna;

  2) il segnalante ha già effettuato una segnalazione tramite canale interno senza avere ricevuto riscontro;

  3) il segnalante ha fondati motivi di ritenere che non sarebbe dato seguito alla segnalazione interna ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

  4) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

• Banca d’Italia, secondo le procedure pubblicate sul sito internet
  
  

Leggi l'informativa

Prima di procedere con eventuali segnalazioni è necessario prendere visione dei seguenti documenti.